jak małe i średnie firmy mogą radzić sobie z niewypłacalnym dłużnikiem

Aż 8 na 10 dłużników świadomie przeciąga płatności. Kto z nas nie spotkał w swoim życiu zawodowym klienta, który nie opłacił faktury lub zrobił to z opóźnieniem? Jeśli jest tu ktoś taki – niech koniecznie da znać, jak mu się to udało. Całej reszcie podpowiadamy dzisiaj, jak skutecznie radzić sobie z niewypłacalnymi dłużnikami. Mamy dla Was same konkrety.

Śmierć nieistniejącego kota

Dłużnicy. Prawdziwa zmora każdej firmy. Są zapominalscy, bywają roztargnieni, ale niemal zawsze zdziwieni, że dzwonisz. Właśnie są na wakacjach, albo w separacji z żoną. Niektórzy co tydzień lądują w szpitalu, a niektórzy opłakują śmierć nieistniejącego kota. Nie brakuje też takich, którzy „właśnie robią przelew”. Niestety też nieistniejący. Lista wymówek dłużników w zasadzie się nie kończy. O tej niechlubnej części klientów nieco więcej pisaliśmy parę miesięcy temu w artykule: 6 typów klientów, którzy nie płacą na czas – sprawdź, czy brzmią znajomo. Pomysły dłużników szokują, budzą gniew i często sprawiają, że stajemy się bezsilni. Jak sobie z nimi radzić?

#1 Polubownie

Jedno jest pewne – jakiejkolwiek wymówki byś nie usłyszał, nie możesz ignorować długu. Pewność, że nasze faktury są przez klientów na bieżąco opłacane, jest zasadniczą kwestią, która realnie wpływa na kondycję firmy i jej stabilność na rynku. To bardzo ważne zwłaszcza w przypadku małych firm, bo nieopłacone lub mocno opóźnione płatności mogą poważnie zaburzyć przepływy finansowe. Czasem klienci najzwyczajniej w świecie zapominają o płatności, w ferworze pracy mogą przeoczyć naszą fakturę. Nie wszyscy mają złe intencje. Dlatego pierwszym krokiem w sytuacji, gdy mija termin zapłaty, jest telefon do klienta i spokojne przypomnienie o konieczności uregulowania rachunku. Rób to bez nerwów, ale jednak zdecydowanie i wytrwale. Jeśli opóźnienie jest znaczne, warto dodatkowo wysłać klientowi przypomnienie na piśmie. Taka polubowna windykacja, nastawiona na negocjacje, to niskie koszty i szansa na zachowanie dobrych relacji z klientem.

#2 Odsetki

Jeżeli klient nie zapłaci pomimo telefonicznych i mailowych monitów, mamy prawo zacząć naliczać odsetki ustawowe od kwoty należnej. Stopa odsetek ustawowych wynosi 8 punktów procentowych powyżej stopy Bank of England, zwanej „Dealing Rate”, ustalonej na koniec półrocza, poprzedzającego okres, za który odsetki są naliczane. Tak więc odsetki za okres w listopadzie 2014 r. powinny być naliczane na podstawie stopy 8% plus „Dealing Rate” na dzień 31 czerwca 2014 (która wynosiła 0,5%). To oznacza, że odsetki będą naliczane według stopy 8,5%. Poinformowanie klienta o rozpoczęciu naliczania odsetek często wystarcza, aby szybko uregulował rachunek.

#3 Windykacja

Jeśli jednak płatność nadal nie nadchodzi, zatrudnij specjalistyczną firmę windykacyjną. Wysoka skuteczność windykacji w UK sprawia, że większość wierzytelności jest regulowana na etapie przedsądowym. Windykator zdejmie z Ciebie obowiązek kontaktowania się z dłużnikiem, wyśle wezwanie do zapłaty, będzie dzwonił, pisał, przypominał, negocjował terminy. Telefon z firmy windykacyjnej działa w ok. 30-45% przypadków. To oznacza, że prawie połowa wierzycieli dzięki windykacji jest w stanie skutecznie radzić sobie z niewypłacalnymi dłużnikami. Jeśli jednak działania specjalistów nie przyniosą efektów, konieczne będzie podjęcie bardziej drastycznych środków.

 

Jeżeli klient nie zapłaci pomimo telefonicznych i mailowych monitów, mamy prawo zacząć naliczać odsetki ustawowe od kwoty należnej. Poinformowanie klienta o rozpoczęciu naliczania odsetek często wystarcza, aby szybko uregulował rachunek.

 

#4 Sąd małych spraw

W Anglii szybko i bez dużych nakładów finansowych możesz zgłosić sprawę do sądu. Tego rodzaju sprawami zajmuje się tzw. small claims court, czyli sąd małych spraw. Corocznie trafia tam około 300-400 000 spraw. Niestety ściganie klienta przez sąd wiąże się z ryzykiem zaszkodzenia waszym relacjom zawodowym, ale jeśli klient odmawia zapłaty, chyba jednak nie ma czego żałować. Wniosek do sądu można złożyć pocztą lub online, pod warunkiem, że spełnione zostaną następujące wymogi:

Zgłaszając sprawę do sądu musimy podać dane osoby lub firmy, przeciwko której składamy wniosek, oraz możliwie najbardziej szczegółowo opisać zaistniałą sytuację. Pomocne mogą okazać się wszelkie dowody rzeczowe (jak faktury i wiadomości od dłużnika) oraz świadkowie, którzy mogą poświadczyć na naszą korzyść. Drobne roszczenia, do £10,000, najczęściej rozpatrywane są drogą pisemną, jeśli jednak kwota zadłużenia jest wyższa, a dłużnik nie przyznaje się do winy – zwykle dochodzi do rozprawy na sali sądowej.

#5 Umorzenie długu

W niektórych przypadkach, jeśli dług jest niewielki lub zbyt trudny do wyegzekwowania, możemy zdecydować o jego umorzeniu. Zadłużenie zostanie zaksięgowane jako strata w bilansie zysków i strat, obniżając zysk firmy i zmniejszając tym samym wysokość podatku dochodowego. Aby umorzyć dług musimy jednak dołożyć wszelkich starań, aby odzyskać należne pieniądze i być w stanie udowodnić swoje starania. Księgowy firmy powinien ponadto stworzyć tzw. bad debt provision dla tego konkretnego długu, czyli rezerwę na należności nieściągalne.

#6 Przeciwdziałaj

Dłużnicy zdarzają się w każdym biznesie. By zminimalizować ich negatywny wpływ na funkcjonowanie firmy, warto postawić na mądre zarządzanie relacjami biznesowymi i przepływami pieniężnymi. Wiemy, że nie zawsze jest to możliwe, ale starajmy się ostrożnie dobierać swoich kontrahentów i zawsze sporządzać stosowne umowy, w których jasno określamy warunki współpracy i czas na zapłatę faktury. W przypadku opóźnień – wytrwale (ale bez nerwów) domagajmy się spłaty długu. Możliwości by radzić sobie z niewypłacalnymi dłużnikami jest wiele – kwestia wyboru najbardziej adekwatnej.

W AroTax nasz zespół księgowych na co dzień zajmuje nie tylko kwestiami podatkowymi, ale też aktywnym wspieraniem wzrostu małych i dużych firm. Jeśli więc masz problemy z dłużnikami lub chcesz podnieść jakość zarządzania przepływami pieniężnymi, napisz lub zadzwoń do nas.